Termeni și Condiții

1. Părțile și Definițiile

1.1 Furnizor: PROMOTION MEDIA S.R.L, societate cu răspundere limitată înregistrată în România, e-mail: catalin@stomichat.ai (denumită în continuare Furnizor).

1.2 Client: persoană juridică sau fizică autorizată care se abonează la Serviciu în calitate de cabinet stomatologic (denumită în continuare Client).

1.3 Definiții:

• "Acord" — prezentul document împreună cu Formularul de Comandă și Acordul de Prelucrare a Datelor (APD).
• "Serviciu" — platforma software Stomichat, inclusiv interfețele, API-urile și funcționalitățile de chatbot bazate pe inteligență artificială, puse la dispoziție pe bază de abonament.
• "Formular de Comandă" — documentul sau pagina de achiziție online care specifică planul de abonament, tarifele și ciclul de facturare.
• "Date cu Caracter Personal" — orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă, astfel cum este definită de RGPD.
• "Date despre Pacienți" — date cu caracter personal ale pacienților cabinetului stomatologic, procesate prin intermediul Serviciului.
• "Utilizator" — orice angajat sau reprezentant autorizat al Clientului care accesează Serviciul.
• "Furnizor LLM" — furnizorul (furnizorii) de model de limbaj de mari dimensiuni utilizat(i) de Furnizor pentru a alimenta funcționalitatea de chatbot (a se vedea Anexa 1 din APD).
• "Conținut Generat de AI" — răspunsurile sau textul generat de Serviciu prin intermediul modelului LLM.

2. Obiectul Serviciului

2.1 Furnizorul acordă Clientului un drept neexclusiv, netransferabil și revocabil de a accesa și utiliza Serviciul pe durata abonamentului, exclusiv în scopul activității interne a Clientului.

2.2 Serviciul poate include: chatbot AI pentru gestionarea întrebărilor pacienților, asistență la programări, automatizarea răspunsurilor frecvente și integrare cu software-ul de gestiune al cabinetului (acolo unde este disponibil).

2.3 Furnizorul poate actualiza, modifica sau îmbunătăți Serviciul în orice moment. Atunci când modificările reduc semnificativ funcționalitățile, Furnizorul va acorda un preaviz de minimum 30 de zile.

2.4 Serviciul este furnizat "ca atare" și "în funcție de disponibilitate", sub rezerva angajamentelor de disponibilitate din Secțiunea 9.

2.5 Flexibilitatea modelelor și a furnizorilor AI. Serviciul se bazează pe modele de limbaj de mari dimensiuni (LLM) furnizate de terți. Clientul recunoaște și acceptă că:

• Schimbarea modelului — Furnizorul poate schimba, actualiza sau înlocui în orice moment modelele AI utilizate, fără notificare prealabilă și fără acordul Clientului, atât timp cât datele continuă să fie prelucrate de o entitate deja inclusă în Lista de Subprocesatori (art. 6.6). Astfel de schimbări sunt de natură pur tehnică, nu constituie o modificare a prezentului Acord și nu dau dreptul la reziliere.
• Schimbarea furnizorului — Adăugarea sau înlocuirea unei entități care prelucrează Date despre Pacienți se realizează conform procedurii privind sub-procesatorii prevăzute la art. 6.6.

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru a menține un nivel general echivalent al Serviciului în urma oricărei astfel de schimbări.

2.6 Continuitatea Serviciului în caz de deprecare: În cazul în care un model AI utilizat de Serviciu devine indisponibil sau este deprecat de către furnizorul său, Furnizorul va depune eforturi rezonabile pentru a-l înlocui cu un model echivalent fără întrerupere semnificativă a Serviciului. Eventualele perioade scurte de degradare a performanțelor cauzate exclusiv de astfel de situații nu vor fi considerate încălcări ale prezentului Acord.

3. Abonament și Plată

3.1 Clientul va achita tarifele de abonament prevăzute în Formularul de Comandă. Tarifele sunt exprimate în EUR sau RON, fără TVA, după caz.

3.2 TVA va fi aplicat conform legislației fiscale române și europene în vigoare. Clientul este responsabil pentru furnizarea informațiilor de facturare și a codului de TVA corecte.

3.3 Abonamentele lunare sunt facturate anticipat în aceeași zi a fiecărei luni. Abonamentele anuale sunt facturate integral în avans, cu excepția cazului în care se convine altfel în scris.

3.4 Plata este scadentă în termen de 14 zile de la data facturii. Plățile restante vor genera dobânzi conform Ordonanței Guvernului nr. 13/2011 (rata de referință a BNR + 8 puncte procentuale pentru tranzacțiile B2B).

3.5 Furnizorul poate suspenda accesul la Serviciu în cazul în care plata este restantă cu mai mult de 15 zile, după o notificare scrisă prealabilă. Suspendarea nu exonerează Clientul de obligația de plată.

3.6 Furnizorul poate modifica tarifele de abonament cu un preaviz scris de 60 de zile. Clientul poate rezilia Acordul fără penalități dacă nu acceptă noile tarife, cu condiția transmiterii unei notificări scrise înainte de intrarea în vigoare a acestora.

4. Durata și Rezilierea

4.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data activării abonamentului de către Client și se menține pe durata perioadei de abonament selectate.

4.2 Reînnoire: Abonamentele se reînnoiesc automat la sfârșitul fiecărei perioade de facturare, cu excepția cazului în care oricare dintre părți transmite o notificare scrisă de nereînnoire cu minimum 30 de zile înainte de data reînnoirii.

4.3 Reziliere de către Client: Clientul poate rezilia oricând prin transmiterea unui preaviz scris de 30 de zile. Pentru abonamentele anuale achitate integral în avans, nu se acordă rambursări pentru perioada nefolosită, cu excepția cazului în care rezilierea intervine ca urmare a unei încălcări semnificative din partea Furnizorului.

4.4 Reziliere de către Furnizor: Furnizorul poate rezilia Acordul cu efect imediat, fără rambursare, în cazul în care Clientul:

• încalcă în mod semnificativ prezentul Acord și nu remediază încălcarea în termen de 15 zile de la notificarea scrisă;
• desfășoară activități ilegale sau utilizează abuziv Serviciul;
• devine insolvabil sau intră în proceduri de insolvență.

4.5 La încetarea Acordului, accesul Clientului la Serviciu va înceta. Furnizorul va pune datele Clientului la dispoziție pentru export timp de 30 de zile de la data încetării, după care datele cu caracter personal vor fi șterse conform Secțiunii 6.

4.6 Retenția datelor anonimizate după încetare: După expirarea perioadei de 30 de zile menționate la art. 4.5, Furnizorul poate reține și utiliza date derivate din utilizarea Serviciului, cu condiția ca acestea să fie complet anonimizate, astfel încât să nu permită identificarea directă sau indirectă a niciunei persoane fizice, a niciunui pacient sau a Clientului. Procesul de anonimizare respectă standardele tehnice recunoscute (inclusiv cele stabilite de Grupul de Lucru Art. 29 / EDPB), astfel încât reidentificarea să fie imposibilă în mod rezonabil. Aceste date anonimizate pot fi utilizate de Furnizor exclusiv în următoarele scopuri:

• îmbunătățirea și dezvoltarea platformei Stomichat și a funcționalităților sale;
• antrenarea și optimizarea modelelor AI utilizate în cadrul Serviciului;
• generarea de statistici agregate și rapoarte de industrie anonime;
• cercetare și dezvoltare internă.

Datele anonimizate nu constituie date cu caracter personal în sensul RGPD și nu fac obiectul obligațiilor de ștergere prevăzute de acesta. Clientul recunoaște și acceptă expres această practică prin acceptarea prezentului Acord.

5. Utilizare Acceptabilă

5.1 Clientul se angajează să utilizeze Serviciul exclusiv în scopuri legale și în conformitate cu legislația aplicabilă, inclusiv legislația română, dreptul UE și reglementările profesionale aplicabile practicii stomatologice.

5.2 Clientul nu va:

• utiliza Serviciul pentru a furniza diagnostice clinice, prescripții sau orice alt conținut care constituie exercitarea profesiei de medic sau medic stomatolog;
• prezenta chatbot-ul AI drept un operator uman în fața pacienților;
• colecta prin intermediul Serviciului date care depășesc ceea ce este necesar pentru scopul prevăzut;
• încerca să realizeze inginerie inversă, să decompileze sau să extragă modelul AI sau software-ul de bază;
• revinde, sublicențieze sau acorde acces la Serviciu unor terți fără acordul scris prealabil al Furnizorului.

5.3 Clientul este responsabil pentru asigurarea respectării prezentului Acord de către toți Utilizatorii și pentru orice acțiuni întreprinse în baza datelor de acces ale contului său.

6. Protecția Datelor și RGPD

6.1 Ambele părți recunosc că Serviciul implică prelucrarea de date cu caracter personal, care pot include date de categorie specială (date de sănătate), în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (RGPD) și al Legii nr. 190/2018.

6.2 Calitatea părților: Cabinetul stomatologic acționează în calitate de Operator de date. Furnizorul acționează în calitate de Persoană Împuternicită de Operator atunci când prelucrează Date despre Pacienți în numele Clientului.

6.3 Acord de Prelucrare a Datelor (APD): Un Acord de Prelucrare a Datelor separat, care face parte integrantă din prezentul Acord, reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal. Clientul nu va utiliza Serviciul pentru prelucrarea Datelor despre Pacienți până la semnarea APD.

6.4 Furnizorul se obligă să:

• prelucreze datele cu caracter personal exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate din partea Clientului;
• implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate de securitate (inclusiv criptarea și controalele de acces);
• nu angajeze sub-procesatori decât în condițiile autorizării generale și ale procedurii de notificare prevăzute la art. 6.6;
• notifice Clientul cu privire la orice încălcare a securității datelor cu caracter personal în termen de 24 de ore de la constatarea acesteia;
• șteargă sau returneze toate datele cu caracter personal la încetarea Acordului, conform instrucțiunilor Clientului, cu excepția datelor complet anonimizate conform art. 4.6.

6.5 Clientul, în calitate de Operator, este responsabil exclusiv pentru:

• obținerea tuturor consimțămintelor necesare din partea pacienților înainte de prelucrarea datelor acestora prin Serviciu;
• informarea pacienților cu privire la utilizarea instrumentelor AI, în conformitate cu cerințele de transparență RGPD;
• gestionarea cererilor de exercitare a drepturilor persoanelor vizate.

6.6 Sub-procesatori și Dreptul de a Obiecta

• Anumite operațiuni de prelucrare (inclusiv găzduirea și stocarea datelor, comunicările tranzacționale și procesarea mesajelor de chatbot prin furnizori de modele LLM) sunt efectuate de terți care acționează în calitate de sub-procesatori ai Furnizorului. Lista actualizată a sub-procesatorilor — cuprinzând identitatea, locația prelucrării, categoriile de date prelucrate și garanțiile aplicabile — este disponibilă permanent la adresa stomichat.ai/terms/subprocessors ("Lista de Sub-procesatori") și face parte integrantă din prezentul Acord și din APD.
• Prin acceptarea prezentului Acord, Clientul acordă Furnizorului o autorizare generală scrisă, în sensul art. 28 alin. (2) RGPD, pentru angajarea sub-procesatorilor incluși în Lista de Sub-procesatori.
• Înainte de a adăuga sau înlocui un sub-procesator care prelucrează Date despre Pacienți, Furnizorul va actualiza Lista de Sub-procesatori și va notifica Clientul cu cel puțin 30 de zile în avans, prin e-mail la adresa de contact a contului și/sau printr-un mecanism de abonare la Listă.
• Clientul poate obiecta, motivat și în scris, pentru motive rezonabile legate de protecția datelor, în termen de 14 zile de la notificare. Părțile vor depune eforturi de bună-credință pentru identificarea unei soluții. Dacă Furnizorul nu poate oferi o alternativă rezonabilă în termen de 30 de zile de la obiecție, Clientul poate rezilia fără penalități partea de Serviciu afectată, beneficiind de rambursarea proporțională a sumelor plătite în avans pentru perioada neutilizată.
• Furnizorul se asigură că fiecare sub-procesator, indiferent de schimbări, este supus unor obligații de protecție a datelor echivalente cu cele prevăzute în prezentul Acord și, acolo unde este cazul, încheie Clauze Contractuale Standard pentru transferurile în afara Spațiului Economic European.
• Schimbarea modelului AI în cadrul unui sub-procesator deja inclus în Lista de Subprocesatori nu constituie o schimbare de sub-procesator și nu este supusă procedurii de notificare prevăzute la prezentul articol.

6.7 Datele sunt stocate pe servere situate în Spațiul Economic European. Orice transfer în afara SEE va fi efectuat numai cu acordul prealabil scris al Clientului și cu respectarea garanțiilor RGPD corespunzătoare (de exemplu, Clauze Contractuale Standard).

7. Proprietate Intelectuală

7.1 Furnizorul păstrează toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Serviciului, inclusiv modelele AI de bază, software-ul, algoritmii și designul platformei. Nicio prevedere a prezentului Acord nu transferă Clientului drepturi de proprietate.

7.2 Clientul păstrează dreptul de proprietate asupra tuturor datelor și conținutului transmis prin intermediul Serviciului (Date Client). Clientul acordă Furnizorului o licență limitată pentru a procesa Datele Client exclusiv în scopul furnizării Serviciului.

7.3 Furnizorul poate utiliza date agregate și anonimizate, rezultate din utilizarea Serviciului, în scopul îmbunătățirii platformei și al dezvoltării de noi funcționalități. Aceste date nu vor identifica nicio persoană sau entitate.

8. Conținut Generat de AI — Limitări și Riscuri Asumate

8.1 Clientul recunoaște și acceptă în mod expres că Serviciul se bazează pe modele lingvistice mari (LLM) care funcționează pe baze probabilistice și nedeterministe. Prin natura lor tehnică, aceste modele pot genera răspunsuri incorecte, incomplete, contradictorii, sau inventate (fenomen cunoscut ca "halucinație AI"), fără ca Furnizorul să poată preveni sau garanta absența acestor situații.

8.2 Riscuri asumate explicit de Client: Clientul acceptă expres următoarele riscuri inerente utilizării tehnologiei AI în contextul medical-stomatologic:

• chatbot-ul poate furniza informații medicale sau stomatologice incorecte, incomplete, inclusiv cu privire planuri de tratament, proceduri sau prețuri;
• chatbot-ul nu are acces la istoricul medical al pacientului și nu poate evalua starea clinică individuală a acestuia;
• răspunsurile chatbot-ului nu constituie și nu vor fi prezentate ca un substitut pentru consultul medical profesionist;
• un pacient poate lua decizii greșite pe baza răspunsurilor chatbot-ului, iar această responsabilitate revine exclusiv Clientului și pacientului, nu Furnizorului;
• modelul AI poate interpreta greșit întrebări ambigue, dialect regional sau terminologie medicală nestandard.

8.3 Clientul are obligația activă de a implementa mecanisme de supraveghere a răspunsurilor chatbot-ului și de a nu permite utilizarea sa autonomă în situații care implică decizii clinice directe. Furnizorul nu este responsabil pentru consecințele nerespectării acestei obligații.

8.4 Furnizorul nu este răspunzător pentru nicio pagubă, amendă sau sancțiune rezultată direct sau indirect din răspunsuri incorecte ale chatbot-ului, indiferent dacă eroarea provine din modelul AI, din datele de antrenare ale furnizorului LLM, din configurarea greșită de către Client sau din orice altă cauză.

8.5 Interfața chatbot va afișa un avertisment pacienților, de tipul: "Acesta este un asistent AI. Răspunsurile mele pot conține erori și nu reprezintă consultanță medicală. Pentru orice decizie medicală, consultați medicul dumneavoastră."

9. Disponibilitate și Suport Tehnic

9.1 Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru a asigura disponibilitatea continuă a Serviciului, excluzând mentenanța programată și circumstanțele aflate în afara controlului său rezonabil, inclusiv defecțiuni ale furnizorilor LLM sau ale infrastructurii cloud. Furnizorul nu garantează o disponibilitate minimă specifică sau o funcționare fără întreruperi.

9.2 Mentenanța programată va fi efectuată, pe cât posibil, în afara orelor de vârf, cu notificarea prealabilă a Clientului prin e-mail sau prin platforma Stomichat. Furnizorul va depune eforturi rezonabile pentru a minimiza durata și impactul întreruperilor.

9.3 Suport tehnic: Furnizorul oferă suport tehnic prin e-mail la adresa catalin@stomichat.ai. Suportul este asigurat în limita capacităților operaționale ale echipei Furnizorului. Clientul poate raporta orice problemă tehnică oricând, iar Furnizorul se angajează să analizeze și să răspundă sesizărilor în cel mai scurt timp rezonabil posibil, în funcție de complexitatea problemei și volumul de solicitări existente.

9.4 Furnizorul clasifică problemele raportate în funcție de gravitate și le abordează în ordinea priorităților, acordând atenție sporită situațiilor care afectează funcționarea de bază a chatbotului. Cu toate acestea, Furnizorul nu garantează termene fixe de răspuns sau de rezolvare și nu își asumă răspunderea pentru eventuale întârzieri cauzate de factori tehnici externi, de disponibilitatea furnizorilor LLM sau de complexitatea problemei.

9.5 Furnizorul nu garantează că Serviciul va fi lipsit de erori, că toate problemele vor fi rezolvate sau că funcționalitățile vor fi identice în timp, având în vedere natura în continuă evoluție a tehnologiilor AI utilizate. Clientul acceptă că unele limitări tehnice pot fi inerente naturii Serviciului și nu constituie încălcări ale prezentului Acord.

10. Limitarea Răspunderii

10.1 Plafon maxim de răspundere: În măsura maximă permisă de legislația română și europeană, răspunderea totală agregată a Furnizorului față de Client, indiferent de natura sau temeiul juridic al pretenției (contract, delict, neglijență sau altele), nu va depăși valoarea tarifului de abonament plătit de Client pentru luna calendaristică anterioară evenimentului care a generat pretenția. Părțile recunosc că acest plafon reflectă în mod rezonabil alocarea riscurilor într-un contract B2B pentru servicii software bazate pe AI, având în vedere natura probabilistică și nedeterministă a tehnologiei utilizate.

10.2 Furnizorul nu va fi răspunzător, în nicio circumstanță, pentru:

• daune indirecte, consecutive, incidentale sau speciale, indiferent dacă Furnizorul a fost informat cu privire la posibilitatea producerii acestora;
• pierderi de profit, venituri, clienți sau oportunități de afaceri;
• pierderea, corupția sau indisponibilitatea datelor;
• decizii clinice, medicale sau stomatologice luate de cabinet, personal medical sau pacienți pe baza răspunsurilor chatbot-ului, indiferent dacă acestea sunt corecte sau incorecte;
• răspunsuri incorecte, incomplete, inexacte generate de modelele AI, inclusiv halucinații ale modelului LLM;
• întreruperi, degradări sau indisponibilitatea Serviciului cauzate de furnizorii LLM sau de infrastructura cloud terță;
• amenzi, sancțiuni sau costuri de conformitate RGPD aplicate Clientului ca urmare a propriilor nerespectări ale legislației privind protecția datelor;
• revendicări ale terților, inclusiv ale pacienților, împotriva Clientului, chiar dacă aceștia încearcă să implice Furnizorul;
• modificări ale funcționalităților ca urmare a deprecierii modelelor AI sau a schimbării furnizorilor LLM, efectuate conform art. 2.5.

10.3 Nicio prevedere a prezentului Acord nu limitează răspunderea pentru deces sau vătămări corporale cauzate de neglijență gravă sau dol (intenție), fraudă sau orice răspundere care nu poate fi exclusă conform legislației obligatorii aplicabile. Părțile confirmă că au negociat și acceptat în mod liber prezentele limitări de răspundere în contextul unui raport comercial B2B.

11. Confidențialitate

11.1 Fiecare parte se angajează să păstreze confidențialitatea tuturor informațiilor nepublice divulgate de cealaltă parte în legătură cu prezentul Acord și să le utilizeze exclusiv în scopurile acestuia.

11.2 Această obligație nu se aplică informațiilor care: (a) devin disponibile public fără vreo încălcare a prezentului Acord; (b) erau deja cunoscute de partea primitoare; (c) trebuie divulgate prin lege sau hotărâre judecătorească.

11.3 Obligațiile de confidențialitate supraviețuiesc încetării prezentului Acord pentru o perioadă de 5 ani.

12. Garanții și Declarații

12.1 Furnizorul garantează că: (a) are dreptul de a furniza Serviciul; (b) va furniza Serviciul cu diligență și competență rezonabilă; (c) va respecta legislația aplicabilă în furnizarea Serviciului.

12.2 Furnizorul nu garantează că: (a) Serviciul va răspunde tuturor cerințelor specifice ale Clientului; (b) răspunsurile chatbot-ului vor fi corecte, complete sau adecvate oricărui scop clinic specific; (c) Serviciul va fi complet lipsit de erori sau întreruperi.

12.3 Clientul garantează că: (a) are capacitatea legală de a încheia prezentul Acord; (b) va utiliza Serviciul în conformitate cu toate legile și reglementările profesionale aplicabile; (c) deține toate consimțămintele necesare din partea pacienților pentru datele prelucrate prin Serviciu.

13. Legea Aplicabilă și Soluționarea Litigiilor

13.1 Prezentul Acord este guvernat de legislația română, inclusiv Codul Civil (Legea nr. 287/2009) și legislația UE aplicabilă.

13.2 Părțile vor încerca mai întâi să soluționeze orice litigiu pe cale amiabilă, prin negociere de bună credință, în termen de 30 de zile de la notificarea litigiului.

13.3 În cazul în care litigiul nu poate fi soluționat amiabil, acesta va fi supus jurisdicției exclusive a instanțelor din România.

14. Dispoziții Generale

14.1 Acord integral: Prezentul Acord (inclusiv Formularul de Comandă și APD) constituie înțelegerea completă a părților și înlocuiește orice acorduri anterioare referitoare la obiectul său.

14.2 Modificări: Furnizorul poate actualiza prezentul Acord cu un preaviz scris de 30 de zile. Continuarea utilizării Serviciului după data intrării în vigoare constituie acceptarea modificărilor.

14.3 Cesiunea: Clientul nu poate ceda prezentul Acord fără acordul scris prealabil al Furnizorului. Furnizorul poate ceda Acordul unui succesor în contextul unei fuziuni sau achiziții.

14.4 Divizibilitate: Dacă vreo prevedere este declarată nulă sau neaplicabilă, aceasta va fi modificată în măsura minimă necesară, celelalte prevederi rămânând în vigoare.

14.5 Renunțare: Neexercitarea unui drept prevăzut de prezentul Acord nu constituie renunțarea la exercitarea sa viitoare.

14.6 Forța majoră: Niciuna dintre părți nu este răspunzătoare pentru întârzieri sau neexecutări cauzate de circumstanțe aflate în afara controlului rezonabil (ex: dezastre naturale, atacuri cibernetice, acțiuni guvernamentale), cu condiția notificării prompte a celeilalte părți.

14.7 Notificări: Notificările prevăzute de prezentul Acord vor fi transmise în scris, prin e-mail la adresele menționate în Formularul de Comandă sau prin poștă recomandată la sediile sociale ale părților.